Grüne: Zentrale Vertragsverwaltung einführen

Die Stadtratsfraktion von BÜNDNIS 90 / DIE GRÜNEN stellt zum Thema „Zentrale Vertragsverwaltung der Dienstleistungsverträge der Stadt Ingolstadt – Darstellung und Überprüfung der aktuellen Handhabung“ folgenden Antrag:

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,

die Referate und ihre Ämter stehen in vielfältigen, längerfristigen Dienstleistungsbeziehungen mit externen Leistungserbringern. Eine geordnete Übersicht über diese Beziehungen, insbesondere im Bereich der städtischen Liegenschaften, ist zur ordnungsgemäßen Vertragsverwaltung und -neugestaltung notwendig. Dies auch unter den Gesichtspunkten einer ordnungsgemäßen Vergabe. Vor dem Hintergrund der laufenden Bemühungen zur Konsolidierung des Haushaltes und auch möglicherweise zur Steigerung der Verwaltungseffizienz und -transparenz stellen wir folgenden

Antrag:

1. Die Stadt Ingolstadt stellt dar, wie und wo aktuell die Vertragsverwaltung der Dienstleistungsverträge der Stadt mit Dritten (nicht Tochterunternehmen oder Mehrheitsbeteiligungen) erfolgt.
2. Die Stadt Ingolstadt prüft, insbesondere unter wirtschaftlichen und organisatorischen Gesichtspunkten, ob – wenn es diese nach Ziff. 1 noch nicht gibt – eine zentrale (digitale) Vertragsverwaltung der Dienstleistungsverträge eingeführt werden kann.

Begründung:

Nach unserem derzeitigen Kenntnisstand ist die Vertragsbetreuung von Dienstleistungsverträgen mit externen Leistungserbringern noch keiner zentralen Erfassung und Verwaltung unterworfen. Die Stadt bedient sich zur Erfüllung ihrer Aufgaben an vielen Stellen externer Dienstleister, weil die Aufgaben nicht mit städtischen Mitteln / Personal erfüllt werden sollen / können. Insbesondere der Bereich der Reinigung und Instandhaltung städtischer Liegenschaften, Einrichtungen wird hiervon erfasst. So sind Reinigungsdienstleistungen unserer Schulen, Kindertageseinrichtungen, aber auch der öffentlichen Bedürfnisanstalten in die freie Wirtschaft vergeben. Auch Pflege- und Entsorgungsleistungen in unseren städtischen Grün- anlagen werden zum Teil von Drittfirmen durchgeführt.

Bei der Vertragsabwicklung und dem Vertragsneuabschluss bzw. der entsprechenden Ausschreibung kommt es auch zu Fehlern und Handlungsbedarf, um rechtskonform zu sein. Ferner sind dadurch wirtschaftliche Verluste der Stadt nicht auszuschließen.
In der freien Wirtschaft ist es schon üblich, (digitale) zentrale Vertragsverwaltungssysteme für Dienstleistungsverträge einzusetzen und durch interne Richtlinien die entsprechende Ein- stellung der Verträge sicherzustellen. So können etwa auch wirtschaftliche Synergiepotenziale bei zunächst unbekannten Mehrfachbeauftragungen – im Bereich der Verwaltung im Rahmen der Vergabevorschriften – erkannt und zum Teil auch realisiert werden. Insgesamt werden die vielfältigen Dienstleistungsbeziehungen einer Organisation dadurch transparenter. Entsprechende digitale Lösungen hierfür stehen im Markt bereits bereit.

Mit freundlichen Grüßen

Christian Höbusch (Fraktionsvorsitzender)
Barbara Leininger (Fraktionsvorsitzende)
Agnes Krumwiede
Stephanie Kürten
Maria Segerer
Jochen Semle
Dr. Christoph Spaeth